本规范适用于学校党委宣传部对归档数码照片档案的整理。
1.操作内容（以2009年1月宣传部数码照片为例）
（1）建立一个“2009年1月”文件夹，保存本月份数码照片；
（2）将整理后的照片直接存入“2009年1月”文件夹；每张照片的文字说明作文件名，同一活动的不同照片以“文件名+数字序号”为文件名；
（3）每年6月底以前，将上一年的数码照片整理后向档案馆移交。
2.照片技术要求
（1）图像格式为JPEG或TIFF格式；
（2）拍摄像素在300万像素以上。
3.照片文件名编写说明
（1）由题名、地点、人物三项组成；
（2）文字简洁通顺，准确揭示照片内容。如有必要，应在题名后加括号，注明拍摄地点和照片中的主要人物的姓名以及在照片中的位置，多人以逗号分隔。