为规范二级学院（系）、教学部除移交学校档案馆外自身留存档案（以下简称“自存档案”）的管理行为，促使档案工作更好地为教学、科研、管理工作服务，依据《中华人民共和国档案法》中关于档案工作实行“统一领导，分级管理”的原则，学校决定对二级学院（系）、教学部自存档案的管理工作试行二级管理。现按照《普通高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》等文件要求，结合我校二级学院（系）、教学部实际情况，制定本方案。
一、归档文件材料的整理要求
1、归档文件材料
二级学院（系）、教学部在教学、科研、管理等职能活动中形成的、办理完毕、对本单位有保存价值、应作为档案留存的各种文件材料。
2、文件材料的整理原则
（1）遵循文件材料的形成规律，保持文件原貌和文件之间的有机联系；
（2）适当区分文件材料的不同价值；
（3）便于保管和利用，并进行深度整理；
（4）推进归档文件材料整理工作制度化、标准化、现代化。
3、归档文件材料组件的方法
一般以每份材料为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，试卷、报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
4、归档文件材料的质量要求
（1）归档材料应齐全完整，已经破损的归档材料应予修整，字迹模糊或易褪色的应予以复制。
（2）整理归档的文件材料的书写材料、纸张、装订材料的选择应有利于档案的保护。
5、文件材料的分类要求
档案保管的最高单位是全宗，我校所有档案为一个母全宗，二级院（系、部）所有档案各为一个子全宗。文件材料分类前，首先区分子全宗。然后按照年度、类别、保管期限、盒、件的顺序进行分类。具体要求如下：
（1）注重方便使用，不设置虚类；
（2）方便调整，体现可延续性和相对稳定性；
（3）各相同级位类别之间的划分标准一致；
（4）同位类别之间文件材料在范围上不交叉和包容；
（5）下位类别的外延之和，等于上位类目的外延；
（6）跨类别形成的文件材料的归类问题通过制定分类规则解决。
二、文件材料的归档整理程序
1、装订
按件装订，用不锈钢钉书针或者装订线在文件材料的左边装订即可。装订时注意：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；如果来文与复文为一件，表达结果的复文在前，来文在后。
2、分类
类目根据问题划分，目前暂设置党政、师资、教学、体育、成教、科研、学生工作、教师业务、特殊载体等九个大类，在各个大类下根据需要可以设置不同层次的若干小类。
3、排列
文件材料在分类方案的最低一级类目内，按问题（事由）结合、时间、重要程度等排列，成套性材料（如评估材料）可以集中排列。
4、编号
归档文件材料应依据分类方案和排列顺序使用铅笔逐件编号，编号位置在文件首页上端中间的空白处，加盖归档章，作为档号固定档案在档案装具中的位置。
5、计算机输入与编目
归档文件材料应依据档案著录规则向计算机输入有关信息，并按照分类方案和档号逐件编制归档文件目录，作为固定分类成果和将来查考的重要工具。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。归档文件目录用纸大小与档案材料相同，一式3份，应同时装订成册，一份备查，一份装盒，一份交档案馆。
6、装盒
编目完毕应根据需要选用档案盒，并制作备考表。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。归档文件目录置于档案材料前面、档案材料置于中间，备考表置于档案材料的后面。
三、档案类目的划分和标识
根据《普通高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》的要求，结合档案产生的领域范畴和档案记述的内容性质，采用“年度—问题—保管期限”分类法。即归档文件整理先按自然年度分开，年度下按问题分类，再按保管期限区分。
1、一级类目的设置和标识
教务处、二级学院（系）、教学部档案共确定为九个一级类目，各相关部门和单位依据自身档案情况选择设定类别。类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和主要内容如下：
DZ党政档案
主要是二级学院（系）、教学部在党政活动、群团活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
SZ师资档案
主要是教务处、二级学院（系）、教学部在师资工作中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
JX教学档案
主要是教务处、二级学院（系）、教学部在全日制本专科生的教学管理和教学业务活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
TY 体育档案
CJ成教档案
主要是二级学院（系）、教学部在成人教育活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
KY科研档案
主要是二级学院（系）、教学部在科学研究活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
XS学生工作档案
主要是二级学院（系）在学生教育、管理工作，共青团工作中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
JS教师业务档案
主要是二级学院（系）、教学部的教师以人为单位在各自的教学、科研、管理活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
TZ特殊载体档案
主要是教务处、二级学院（系）、教学部在教学、科研和各项管理中形成的声像、电子、实物档案。
2、二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分，其标识采用两位阿拉伯数字，依次标识为11、12……99，但不用带“0”的数字，如10、20、……等。考虑到设置新类别的可能性，在教学类档案中设置二级类目时保留一定的拓展空间。
四、分类主表
二级学院（系）、教学部自存档案分类主表
DZ党政
11 党群
12 行政
SZ 师资
JX教学
11实验室、实习基地
11教学经费使用
12专业建设
14课程建设
15实践教学
16教学管理队伍与质量控制
17学生成绩
学生基本理论与基本技能的实际水平材料入此
18毕业设计（论文）
19理论课程教学
21特色项目
TY体育
运动场及体育设施材料入此
CJ成人教育
KY科研
11科研综合
12学科建设
13～N 按项目排列
XS学生工作
11学生教育管理
学风中学生遵守校纪校规情况、学风建设和调动学生积极性的措施与效果材料入此；思想道德、素养与文化、心理素质材料入此。
12各类活动
课外科技文化活动材料、创新精神与实践能力材料入此。
13招生就业
生源、社会评价、就业材料入此。
JS教师业务
11～N 按人头排列
TZ特殊载体
11声像
12电子
14实物
五、档号的结构与档案的实体排列
1、档号的结构
档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码，即完整的档号由“子全宗号、年度号、类目号、保管期限、盒号、件号、页数”等七个部分组成。在输入计算机、手工填写档案盒和归档章项目栏时，有选择的取舍上述内容。
(1)子全宗号：由阿拉伯数字组成。档案馆的全宗号为01，二级学院（系）、教学部自存档案为学校档案全宗的子全宗。我校二级学院（系）、教学部档案子全宗号分别规定如下：外国语学院子全宗号暂定为：0111.
(2)年度号：采用公元纪年，由四位阿拉伯数字组成。
(3)类目号：由一、二级类目标识符号组成。
(4)保管期限：在录入计算机和手工填写档案盒时，采用名称主词汉语拼音的第一个字母录入，即永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”。
(5)盒号：在保管期限下采用阿拉伯数字标识的档案盒的流水排序编号。
(6)件号：采用阿拉伯数字标识，按“件”的顺序编写流水号，依次为1、2、3……。
(7)页数：用阿拉伯数字编写的本件文件的页码总数。
档号按照 “子全宗号—年度号—类目号—保管期限代码—盒号—件号”的模式在归档文件目录和档案盒上有取舍的编制。
2、档案实体排列：有保存价值的文件办理完毕以后在规定时间内履行归档手续，放入二级学院（系）、教学部档案柜内保存。在最低一级类目的三个不同保管期限下对档案盒编盒号，固定该盒档案在档案柜内的存址。编定盒号后，按年度、类别、保管期限、盒号顺序排列上架。
