一、学校档案工作基本情况
郑州轻工业大学档案馆成立于2009年5月，为学校直属机构，其前身是成立于1987年的综合档案室。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案信息资源的科学文化事业机构。档案馆在学校档案管理工作委员会和主管校长的领导下，负责全校党群、行政、教学、科研、基建、产品、外事、出版、财会、设备、学生等各门类档案的收集管理、查询利用，校史编研，荣誉展厅和科技成果展厅管理及全校各立卷部门兼职档案员的业务指导等工作。
档案馆馆舍位于学校科学校区逸夫图书馆大楼一层和东风校区图书馆大楼六层，共有使用面积近2500平方米。档案馆配备了空调、复印机、数码相机、扫描仪、刻录机、计算机等现代化设备，库房安装有温湿度监控、除湿、加湿一体机、和防火、防盗自动报警系统，由安保人员实时监控馆区出入口。档案馆现存有各类档案资料3万余卷（盒）。
档案馆信息化建设工作在河南省高校中起步较早，2009年安装“南大之星”档案管理软件，开始馆藏档案数字化和增量档案数字化加工工作，目前已建成目录数据45万余条，全文数据32万余条的档案全文数据库，实现了馆藏档案的全文检索和管理；建成OA系统与档案系统接口，并通过学校数据共享平台集成教学、科研、国资管理、学工、研究生管理、一卡通等业务系统的数据，实现档案的收集、整理、移交、归档、统计、查询利用等全业务流程的信息化管理；档案馆2017年安装的“轩恩”档案管理系统集成了成绩自动翻译、信息发布、学籍管理、远程利用管理、网站新闻采集、校史编研、声像档案管理、自助打印等子模块，将建成高校档案工作全业务平台；2015年学校获批为全国第一批数字档案室建设试点单位（首批试点单位共有81家单位，其中高等院校6所）。
学校档案馆主要工作职责：贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；制定本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类档案及其有关资料；开展档案的开放和利用工作；负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面的协作，进行档案信息交流；负责对全校档案工作人员的业务培训；开展档案宣传工作和利用者教育活动；开展档案学术研究和交流活动等。
档案馆配备有计算机、打印机、扫描仪、刻录机、复印机、数码相机、传真机、碎纸机、臭氧消毒机、抽湿、除湿一体机等现代化办公设备，其中档案数字化加工设备配置齐全，A4高速扫描仪2台，A3高速扫描仪1台，A3平板扫描仪2台，非接触式书刊扫描仪2台，A0幅面工程扫描仪1台，能够加工处理馆藏各种类型的档案；利用“南大之星”档案管理软件（近期拟更换为南京轩恩档案管理系统），整合档案信息网站、档案信息发布系统，使档案系统与学校的OA系统、教务管理系统、研究生管理系统、人事管理系统衔接，构建数字档案馆工作平台，实现了档案管理利用现代化。
档案馆十分重视现有档案资源的开发利用，充分挖掘档案资源的价值，先后编研了学校大事记等各种内容的资料。档案馆注重档案信息化建设。初步配备了数据库服务器、扫描仪、数码相机、防磁柜等硬件基础设施；建立了档案馆门户网站，提高档案工作的效率，让档案更多、更及时地服务于广大利用者；引进了轩恩档案管理系统，该系统具备全文管理与全文检索，图像、录像、录音等多媒体档案管理，档案信息统计，档案借阅利用等功能，具有信息录入与信息输出格式标准规范、信息安全可靠等特点。
（一）馆藏档案来源
我馆馆藏档案主要来源于学校下设的职能部门、直属机构、二级学院共60个部门。
（二）档案分类
按照《高等学校档案管理办法》与《高等学校档案实体分类法》所规定的党群、行政、教学（含学生）、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会、学生等11类进行分类整理。另加声像和实物档案管理。
（三）档案总数量
学院档案馆现有馆藏档案总数量档案馆各门类档案齐全，现存各类档案资料（1977—2017）2万余卷（件），包括党群、行政、教学、科研、基建、出版、财会、设备、外事、产品以及学生个人档案、照片、实物档案，等等。目前已建成目录数据30万余条，全文数据22万余条的档案全文数据库，实现了馆藏档案的全文检索和管理。
（四）档案起止年代
馆藏档案形成的最早年代是1977年，从教育部批准设立郑州轻工业学院开始。
（五）各类档案的整理情况
2001年（含）以前综合文书档案的整理按照《机关档案工作业务建设规范》、《文书档案案卷格式标准》的要求进行整理，采用“年度—问题”二级分类方法进行分类。
2002年（含）以后的综合文书档案按照2000年12月国家档案局正式颁布的《归档文件整理规则》的要求进行整理，归档文件采用“年度—机构（问题）—保管期限”的三级分类方法进行分类。
财会档案按照财会档案的整理办法由计财处专门人员立卷归档整理。
二、馆藏档案分类统计表
