【编辑说明】档案是历史的真实记录，在社会实践中具有重要的参考和凭证作用，随着社会的发展，档案的这种作用越来越被更多的人们所认识。在编辑过程中，我们本着实事求是的原则，注重入选实例的典型性，代表性和真实性。《档案利用效果实例选编》对各级领导和各界人士进一步了解档案的作用和价值，增强档案意识，从而进一步重视支持档案工作，促进档案事业的发展，使其更好地为学校建设和发展服务具有重要指导和参考作用。由于我们水平所限，在编辑中有不当之处在所难免，恳请领导和同志们批评指正。
1.基建维修、改建的好帮手--基建档案
随着学校新校区建设的发展，学校东风校区一些七、八十年代的建筑面临着翻新、改造。为了配合教育现代化的需要，硬件环境也逐渐更新换代。基建档案尤其是基建图纸和改、扩建的相关资料发挥着重要作用。
例1：为了省时、省力、省料，体育学院、基建处、后勤保障服务中心等单位改建前都不约而同来到档案馆查阅、复印有关房屋建造时的各种竣工图。由于档案馆及时提供了有关基建档案，使施工队的改建工程能得以顺利进行。
例2：2015年6月学校大礼堂改建，因历史原因，档案馆保存的大礼堂竣工图有缺失，为保证改建工程顺利进行，档案馆与当时的设计公司核工业第五设计院联系，派专人赴核工业第五设计院将当时的竣工图晒了一套完整的图，保证了改建工程的顺利进行，大大地提高了工作效率，同时也节省了大量的人力、物力和财力。
例3：2015年7月，学校东风校区改造指挥部启动学生食堂、校医院和西五楼拆除改造工程，由于这几栋楼年代久远，地下管线经过多次维修改道，如要重建就必须清楚地下管网的具体情况，档案馆将这几栋楼的图纸电子版和历次修建改造的图纸电子版打包给了改造指挥部，通过原始图纸和历次修建改造图纸的比对，指挥部很快掌握了地下管网的具体情况，使东风校区改造改造得以顺利进行。
2.学生学籍档案，为毕业生学历、学位证明
学生的出国、考研、考博、升职、职称评定和澄清事实，经常来档案馆要求查档并开具证明，一般情况下通过查档可立刻开出证明。
系统、完整、准确的教学档案为学生补开证明，阻止了未毕业的学生和不法分子的冒假。在开具证明时，我们多次发现有人以为事隔多年可以混水模鱼，但在完整、准确的教学档案面前只能以失败而告终。下面仅举两例就可说明问题。
例1：2018年9月，我校2006届毕业生邹某，其单位发来一张学位证明书请档案馆核实真伪，经查学籍档案，邹某确实是我校2006届学生，毕业证书存根显示有领取毕业证书的签名，但是在学位证书一栏是空白，备注栏注明该生因考试成绩原因未能取得学位证书，并且发过来的学位证明书中的学位证号与同年毕业的另一学生的学位证号重复，我们开出证明，将情况如实向用人单位反映。
例2：目前，社会上制造假文凭日益猖獗，在我馆与教育部学历认证中心的合作过程中，每年都能发现多人伪造郑州轻工业学院的毕业文凭。假文凭既有损学校声誉，又危及社会。经我馆鉴别认定的材料中有4份是假的。这中间既有伪造我校文凭的，也有冒用他人毕业证书复印的。在这些文凭中，我们发现伪造校长的私章和学校公章的不止一枚。综上所述，一个学校如果离开了齐全的教学档案，那么一切学历证明就无法出具、真伪文凭也无法确认，因此系统、完整、准确的教学档案犹如一面镜子，使假冒货原形毕露。
3.档案助力教学评估
为迎接教育部高等教育教学评估，学校需对照评估标准认真准备专业评估的自评报告。2018年6月，教学评估中心副主任王红利到档案馆查阅了2005年我校教育部本科教学评估和1998年教学评估的自评报告，使得自评报告的撰写更有针对性和科学性。
4.教学档案为查找学生去向提供方便
前阶段，我校1984届毕业生筹备返校聚会，由于有几个同学早已失去联系，为寻找35年前的老同学，他们求助档案馆，希望我们提供他们同班学生的名册，分配去向，以及这些学生原来的家庭地址等。经过我们查阅档案，基本上满足了这些校友的要求。
5.学生部队提干，档案来帮忙
2010级国际教育学院孟同学参军到北海舰队，2015年因在部队提干到档案馆查阅并复制新生高考录取名册和成绩单作为简历资料投递至北海舰队，详实有效的档案资料为孟同学的提干提供依据。
6.教学档案
2015年山东省胶南市警方在查获一起制售假证案件中发现办假证中有一名办了郑州轻工业学院毕业证书的学生，为核实取证，胶南市民警王开斌千里迢迢赶赴我校档案馆查阅涉案人员的证件真伪，经查阅教学档案，没有查到相关信息，证明该份毕业证书系伪造，为案件的取证提供了证明。
7.档案帮忙结题报账
科研项目在结题时，课题组需要出示发票、项目内容凭证去学校财务处报账。2013年11月27日，我校郑老师因在报账时发现材料有所缺失，立马想到了档案馆。对于各类档案，档案馆平日都加以整理，所有档案都完整保存着。郑老师很快找到了厦门市集美区科技计划项目的“海西蜜柚柚皮高活性膳食纤维微粉制备工艺研究”。因为有了凭证档案，在财务处的报账顺利通过。
8.档案助力纪检工作
2018年8月27日，郑州市纪委检查组在核查市商务局一名干部档案时，发现他名字有涂改痕迹，打电话要到我校查询，当时正值暑假，我馆老师热情帮助查询，并开具了1994-1996年那名干部在我校就读成人教育的学籍证明。9月4日，市纪检组又发现该名毕业生参加工作时间与上学时间有疑问，又前来核查，经过仔细查询，发现其1993-1995年在我校实用人才班就读，当时名字里的“可”是“科”，但通过照片、个人信息登记比对，确认是其本人，并为其开具了相关证明。这也再次证明了档案的重要作用。
9.施工审计，档案为凭
学校每个施工项目的结算都要核对凭证。2015年9月，某建筑公司为办理科学校区一期A标段施工建设结算事宜，特地前来档案馆查阅科学校区基建档案一期工程竣工资料，并将有关数据资料送往校审计处 ，详实的基建档案为审计工作提供了第一手资料。
10.申报课题，档案助力
做科研项目的第一项程序就是写好立项申请书，2015年7月，我校政法学院李老师因申报课题需要找到档案馆，查阅了已结项的教育厅人文社科项目结项资料档案。这些宝贵档案成了李老师撰写申请书的丰富资源。
11.齐全的设备档案仪器设备
学校配备有精密仪器设备，当仪器设备需要修理或改装的时候，很多实验室因管理人员更换或者年久遗忘，找不到仪器相关资料，而档案馆保存有完整的设备仪器资料，就到档案馆寻找资料，查找有关的仪器设备档案，一般情况下，用户能将仪器设备中存在的问题很快修理好，在教学科研活动中发挥作用。通过对仪器设备档案的利用，反过来也提醒了各单位要进一步重视保管好各种仪器设备的维修资料，认真做好档案移交工作。