|
首页  归档流程

郑州轻工业学院二级学院(系)、教学部文件材料归档整理方案(试行)


发布部门:档案馆  发布时间:2014-12-12  浏览次数:

为规范二级学院(系)、教学部除移交学校档案馆外自身留存档案(以下简称“自存档案”)的管理行为,促使档案工作更好地为教学、科研、管理工作服务,依据《中华人民共和国档案法》中关于档案工作实行“统一领导,分级管理”的原则,学校决定对二级学院(系)、教学部自存档案的管理工作试行二级管理。现按照《普通高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》等文件要求,结合我校二级学院(系)、教学部实际情况,制定本方案。

一、归档文件材料的整理要求

1、归档文件材料

二级学院(系)、教学部在教学、科研、管理等职能活动中形成的、办理完毕、对本单位有保存价值、应作为档案留存的各种文件材料。

2、文件材料的整理原则

(1)遵循文件材料的形成规律,保持文件原貌和文件之间的有机联系;

(2)适当区分文件材料的不同价值;

(3)便于保管和利用,并进行深度整理;

(4)推进归档文件材料整理工作制度化、标准化、现代化。

3、归档文件材料组件的方法

一般以每份材料为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,试卷、报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

4、归档文件材料的质量要求

(1)归档材料应齐全完整,已经破损的归档材料应予修整,字迹模糊或易褪色的应予以复制。

(2)整理归档的文件材料的书写材料、纸张、装订材料的选择应有利于档案的保护。

5、文件材料的分类要求

档案保管的最高单位是全宗,我校所有档案为一个母全宗,二级院(系、部)所有档案各为一个子全宗。文件材料分类前,首先区分子全宗。然后按照年度、类别、保管期限、盒、件的顺序进行分类。具体要求如下:

(1)注重方便使用,不设置虚类;

(2)方便调整,体现可延续性和相对稳定性;

(3)各相同级位类别之间的划分标准一致;

(4)同位类别之间文件材料在范围上不交叉和包容;

(5)下位类别的外延之和,等于上位类目的外延;

(6)跨类别形成的文件材料的归类问题通过制定分类规则解决。

二、文件材料的归档整理程序

1、装订

按件装订,用不锈钢钉书针或者装订线在文件材料的左边装订即可。装订时注意:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;如果来文与复文为一件,表达结果的复文在前,来文在后。

2、分类

类目根据问题划分,目前暂设置党政、师资、教学、体育、成教、科研、学生工作、教师业务、特殊载体等九个大类,在各个大类下根据需要可以设置不同层次的若干小类。

3、排列

文件材料在分类方案的最低一级类目内,按问题(事由)结合、时间、重要程度等排列,成套性材料(如评估材料)可以集中排列。

4、编号

归档文件材料应依据分类方案和排列顺序使用铅笔逐件编号,编号位置在文件首页上端中间的空白处,加盖归档章,作为档号固定档案在档案装具中的位置。

5、计算机输入与编目

归档文件材料应依据档案著录规则向计算机输入有关信息,并按照分类方案和档号逐件编制归档文件目录,作为固定分类成果和将来查考的重要工具。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。归档文件目录用纸大小与档案材料相同,一式3份,应同时装订成册,一份备查,一份装盒,一份交档案馆。

6、装盒

编目完毕应根据需要选用档案盒,并制作备考表。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。归档文件目录置于档案材料前面、档案材料置于中间,备考表置于档案材料的后面。

三、档案类目的划分和标识

根据《普通高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》的要求,结合档案产生的领域范畴和档案记述的内容性质,采用年度问题保管期限分类法。即归档文件整理先按自然年度分开,年度下按问题分类,再按保管期限区分。

1、一级类目的设置和标识

教务处、二级学院(系)、教学部档案共确定为九个一级类目,各相关部门和单位依据自身档案情况选择设定类别。类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识,其名称、标识符号和主要内容如下:

DZ党政档案

主要是二级学院(系)、教学部在党政活动、群团活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

SZ师资档案

主要是教务处、二级学院(系)、教学部在师资工作中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

JX教学档案

主要是教务处、二级学院(系)、教学部在全日制本专科生的教学管理和教学业务活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

TY 体育档案

CJ成教档案

主要是二级学院(系)、教学部在成人教育活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

KY科研档案

主要是二级学院(系)、教学部在科学研究活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

XS学生工作档案

主要是二级学院(系)在学生教育、管理工作,共青团工作中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

JS教师业务档案

主要是二级学院(系)、教学部的教师以人为单位在各自的教学、科研、管理活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

TZ特殊载体档案

主要是教务处、二级学院(系)、教学部在教学、科研和各项管理中形成的声像、电子、实物档案。

2、二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分,其标识采用两位阿拉伯数字,依次标识为11、12……99,但不用带0的数字,如10、20、……等。考虑到设置新类别的可能性,在教学类档案中设置二级类目时保留一定的拓展空间。

四、分类主表

二级学院(系)、教学部自存档案分类主表

DZ党政

11 党群

12 行政

SZ 师资

JX 教学

11 实验室、实习基地

11教学经费使用

12专业建设

14 课程建设

15 实践教学

16 教学管理队伍与质量控制

17 学生成绩

学生基本理论与基本技能的实际水平材料入此

18 毕业设计(论文)

19 理论课程教学

21 特色项目

TY 体育

运动场及体育设施材料入此

CJ成人教育

KY 科研

11 科研综合

12 学科建设

13~N 按项目排列

XS 学生工作

11 学生教育管理

学风中学生遵守校纪校规情况、学风建设和调动学生积极性的措施与效果材料入此;思想道德、素养与文化、心理素质材料入此。

12 各类活动

课外科技文化活动材料、创新精神与实践能力材料入此。

13 招生就业

生源、社会评价、就业材料入此。

JS 教师业务

11~N 按人头排列

TZ特殊载体

11 声像

12 电子

14 实物

五、档号的结构与档案的实体排列

1、档号的结构

档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码,即完整的档号由子全宗号、年度号、类目号、保管期限、盒号、件号、页数等七个部分组成。在输入计算机、手工填写档案盒和归档章项目栏时,有选择的取舍上述内容。

(1)子全宗号:由阿拉伯数字组成。档案馆的全宗号为01,二级学院(系)、教学部自存档案为学校档案全宗的子全宗。我校二级学院(系)、教学部档案子全宗号分别规定如下:外国语学院子全宗号暂定为:0111.

(2)年度号:采用公元纪年,由四位阿拉伯数字组成。

(3)类目号:由一、二级类目标识符号组成。

(4)保管期限:在录入计算机和手工填写档案盒时,采用名称主词汉语拼音的第一个字母录入,即永久为Y,长期为C,短期为D

(5)盒号:在保管期限下采用阿拉伯数字标识的档案盒的流水排序编号。

(6)件号:采用阿拉伯数字标识,按的顺序编写流水号,依次为1、2、3……。

(7)页数:用阿拉伯数字编写的本件文件的页码总数。

档号按照 “子全宗号—年度号—类目号—保管期限代码—盒号—件号”的模式在归档文件目录和档案盒上有取舍的编制。

2、档案实体排列:有保存价值的文件办理完毕以后在规定时间内履行归档手续,放入二级学院(系)、教学部档案柜内保存。在最低一级类目的三个不同保管期限下对档案盒编盒号,固定该盒档案在档案柜内的存址。编定盒号后,按年度、类别、保管期限、盒号顺序排列上架。

附件:郑州轻工业学院教学院(系、部)文件材料分类、归档范围、保管期限表.docx

Copyright 2008 郑州轻工业学院档案馆
办公室电话:0371-63556995 85962693 档案查询服务QQ群:131864746 传真:0371-63556995 地址:东风校区图书馆大楼六楼 科学校区逸夫图书馆一楼