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河南师范大学、河南大学档案馆考察报告


发布部门:档案馆  发布时间:2016-03-15  浏览次数:

2015年12月23日—24日,围绕档案管理和利用、人事档案的管理、校史馆筹建、科技查新服务等方面,档案馆馆长管洲同志带队,档案馆和图书馆一行5人专程赴河南师范大学、河南大学档案馆进行了专题调研,两个参观单位都非常重视,组织相关科室负责人进行座谈,由档案馆馆长亲自主持,并带领参观、讲解,让我们收获颇丰。现将考察调研情况报告如下:

一、基本情况

23日,我们早上七点出发,冒着浓浓雾霾来到河南师范大学档案馆,得到了赵启才馆长的热情接待,并组织相关部门与我们进行座谈。赵馆长首先对档案馆基本情况做了介绍:河师大档案馆成立于2008年,为学校直属单位,由主管校长直接领导,属行政职能部门,2012年晋升正处级单位。现有正式职工8人,总面积为1650平方米,设有综合档案室、人事档案室、学生档案室、办公室及校史馆五个部室。综合档案室主要负责全校11个门类档案的收集管理、编研、查询利用及兼职档案员的业务培训工作,现库藏约3.5万卷(件);人事档案室主要负责全校教职工人事档案管理,目前保管档案3000多卷;学生档案室主要负责本科生、研究生档案管理工作,现存有档案4万余份;办公室主要负责行政及后勤保障、档案利用咨询服务等工作;校史馆总面积900多平方米,有图片、书籍、文件、奖杯奖牌奖状等一千多件展品。河师大档案馆以申报行业规范化认证为契机,不断完善馆内各项管理制度的规范化,目前被认证为“省一级”单位。王允副馆长介绍了他们90年校庆时改建校史馆的经验和困难。两馆还对档案信息化建设、档案实物的征集以及数字化校史馆的建设问题展开了交流和讨论。

座谈会后,赵馆长带领我们参观了校史馆和人事档案室。河师大校史馆是在2013年90年校庆时建成的,由于其80年校庆时已在行政办公楼建过一个规模较小的校史展馆,所以新馆建设筹备相对简单一些,着重对2003年以后的校史材料进行了补充。目前新的校史馆分为三处展厅:校史展馆、科技展馆和荣誉展馆,校史展馆主要展出了学校发展的历史脉络;科技展馆主要是学校的教学、科研情况;荣誉展馆主要是学校获得的省级以上的奖状、奖牌、奖杯、锦旗等。河师大的人事档案单独存放一处,由专业老师负责。在职人员档案、退休人员档案和死亡人员档案均单独分开存放。2012年中组部下发的《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》要求,归档目录、归档内容都与以前有所不同,而且人事档案材料用纸要求从以前的16K改为A4纸,这些变动导致档案卷盒和档案袋规格也都要调整,增加了档案整理的时间。负责老师也在摸索总结经验,以便快捷地做好档案归档和查阅。

24日上午,我们来到河南大学档案馆,齐彦波馆长已安排好相关人员等候在接待室内,他首先利用PTT介绍了河大档案馆的基本情况:河南大学档案馆成立于2001年10月,正处级建制,是学校直属单位,现有工作人员18人,设有文书档案室、科技档案室、人事档案室、办公室和校史馆(副处级建制),全校有档案立卷单位83个,档案库房面积930㎡,校史展厅面积1100㎡。现有馆藏档案105000余卷(件),保存了8个全宗和建校以来的党群、行政、教学、科研、人事、财会、设备、基建、外事、出版、声像等13个类别的档案。河大的校领导历来高度重视档案工作,投入了大量的财力物力,扩大了馆舍面积,并于百年校庆之前重建了校史馆。2007年学校开发了人事档案管理系统;2009年购买了南大之星档案管理软件;2010年建立了档案馆网站,以主页方式提供档案服务和开展档案宣传,近年来又加大了档案数字化进程,目前已完成了成绩表、录检表等利用率较高的档案的数字化,提高了查档效率。齐馆长还介绍了近几年他们在档案信息化建设、档案规范化管理等方面取得的成绩。

校史馆馆长兼档案馆副馆长王学春介绍了校史馆的空间布局理念、虚拟校史馆及校史资料的编辑研究等方面取得的重要成果。河南大学校史馆于2001年10月成立,为副处级建制,编制4人。校史馆通过广泛收集校史文献、资料和实物,开展校史研究和编研,发挥着五大功能:1.传统教育课堂;2.宣传河大的窗口;3.联系校友的家园;4.研究校史的基地;5.活跃校园的平台。

王馆长详细介绍了校史馆建设过程的四个阶段:1.方案大纲制定阶段2.图片选择与说明阶段;3.喷绘制图阶段;4.上墙微调阶段。其中最困难的阶段是文案的形成阶段,需要全校多部门参与,由学校选出文笔好、热爱校史的一批人负责起草和修改。由于文案需要很长时间反复修改,因此要把握好时间节奏。喷绘制图由于是整体喷绘,需要多人仔细检查,否则制作出来发现有问题则很麻烦。河大校史馆的讲解工作由工作人员和学生讲解员组成,但由于接待任务较多,他们又建设了网上虚拟校史馆,现已制作完成,即将上线,届时师生可以通过网络在线参观校史馆,缓解校史馆的讲解接待压力。档案馆经常与国内相关专家交流,挖掘档案资源,做好校史编研,目前已编辑出版了《历届毕业生名录》、《河南大学校史》等10余本相关图书,为宣传河大及学校未来发展提供借鉴。

座谈会结束后,齐馆长带领大家参观了校史馆,校史馆场馆分为四个部分:时空前厅、百年历史厅、近日河大当代厅和接待休息厅。其时空前厅和百年历史厅让我们深感其厚重的文化底蕴,那一张张名人大家的照片似乎都在诉说着河大历史的变迁;当代厅又让我们看到了河大发展的日新月异,让这个百年校园绽放出近代文明的光华。

二、考察收获

他山之石,可以攻玉。此次业务考察到访的两个高校档案馆,由于建校历史久远,档案资源丰富,让我们开拓了眼界,获益匪浅,他们许多经验值得我们学习和借鉴,主要有以下几个方面:

1.档案管理及利用方面

两馆都非常重视档案资源的征集,制定相关制度来保障资源收集的完整性,尤其在实物征集方面,总结了一套行之有效的方法,掌握了一些固定收集或购买的渠道,值得我们借鉴。河大与郑大、河师大、农大等高校在历史上都有一些相融合的阶段,这些渊源给了他们历史资料互相补充的可能,这也给了我们一定的启示,在老档案征集方面,可以多管齐下,广泛征集;在利用方面,可以通过档案管理系统,充分发挥网络的便捷优势,给相关部门或个人临时设定利用权限,方便他们进行档案的网上利用。

2.人事档案管理方面

人事档案由于其特殊性,需要责任心较强的专职老师负责,并按照严格的查档程序执行,才能保证这类档案的安全和机密性。虽然档案管理系统可以方便利用,但由于网络信息的安全性目前有待增加,所以人工管理短时期依然很有必要。

3.校史馆建设方面

校史馆是大学展示自身历史、文化、精神面貌及教育理念的窗口,是校园文化建设的重要组成部分。自从1996年上海交通大学建立了第一个国内校史馆,国内高校开始纷纷建设自己的校史馆,也是在这个时间段上,国内较早的大学纷纷迎来了百年校庆,2000年—2010年成了国内校史馆建设的高峰时期。绝大多数的校史馆建设都与学校的校庆活动相关,作为校庆活动的主要内容,各高校在校史研究、筹建校史馆方面都做出了很大努力,都会投入相当多的人力、财力、物力,目的是通过一个优秀的展示平台来展现辉煌学校历史文化、沟通校友感情、发挥对外宣传的媒介作用,同时培养和激励学生的认同感和使命感。河大和河师大的校史馆的建设也是在其校庆前夕建成或改建,成了来宾、校友和学生了解他们的有力渠道。河大校史馆2012年至今已接待参观人员3万多人次。他们在校史馆建设、后期管理方面的经验值得我们借鉴。

(1)宣传力度要加大,让更多的人有档案保存意识。河大校史馆11月13日收集到有“高校”字样的青砖,就是其附属医院纪委书记李贵仓在一个施工现场发现的,当时被建筑工人当作垃圾放在一旁,他立刻通知了档案馆,齐馆长亲自驱车捡回来,并组织人员鉴定,确定为历史文物。

(2)校史资料挖掘方式可多种齐用。河大刘建民副馆长总结了他们在史料或实物征集中的几种方法:1.通过多种媒体发布征集宣传;2.号召教师、退休职工捐赠或出让;3.网络购买;4.书商、小摊贩处购买或复印。这些方法给我们提供了新思路。

(3)校史馆建设需要许多前期的准备工作,其中最困难的是脚本的确定。学校可以由宣传部组织多部门参与,挑选文笔好、了解学校历史、热爱校史工作的人员组成文案组,起草脚本后,还需要多次研讨、修改;设计公司方案制作出来时,需要多人审查修改,尽量减少上墙后出现问题。

(4)校史馆建成后期工作依然很多。校史馆建成后,并不意味着工作的结束,而是新的开始。馆内的维护、讲解人员的培训、接待任务的分配、校史资料的编研等等,都需要工作人员继续努力,并不断创新。

此次有针对性地向河南优秀的高校档案馆借鉴、取经,将会对以后工作起到积极的促进作用。在学校领导的重视和员工们的支持下,档案馆将与时俱进,开拓创新,有序开展收集、管理和利用等各项业务工作,优化档案资源整合利用和共享环境,开展校史编辑和研究,为学校又好又快发展做出应有贡献。  

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