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关于移交2016年档案的通知


发布部门:档案馆  发布时间:2017-02-18  浏览次数:

校属各单位:

根据今年学校档案工作安排,2016年档案移交工作现已经开始,请各归档单位于5月底之前将2016年产生的所有应归档文件材料整理移交档案馆。现将移交过程中有关事项通知如下:

一、归档范围:

1.2016111231期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。各单位文件材料归档范围请参照档案馆网站上的《归档范围与保管期限表》。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘等)。各部门参照本部门的《归档范围和保管期限表》,利用“南大之星”档案管理系统录入应归档材料目录并上传电子文件,经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。

3.各单位参照《郑州轻工业学院荣誉类实物档案归档办法》的要求,将应归档的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等(省级以上)及具有保存价值的实物档案整理归档。

本次整理移交的归档材料是2016年各单位产生的归档材料和上级有关来文,以及往年应归档但尚未归档的文件材料。

二、归档要求:

1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交档案馆。

2.文件类的归档材料实行以件为单位归档;教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。

3.归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

4.各单位兼职档案员如果在管理系统使用和档案整理中遇到问题,可以通过电话或档案管理系统的实时在线交流系统与档案馆联系。联系电话:63556995

5.归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间。

6.对于保密性强,不便于移交档案馆的材料,由本部门按要求立卷归档,指定专人负责,但应向档案馆移交归档目录(含电子版),注明存放地点。

三、档案的移交:

1.归档验收:

移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续:

归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

3.归档移交时间:

党政部门和按年度归档的部门,请于530前移交2016年度归档文件材料。

科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

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