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郑州轻工业学院实物档案管理实施细则


发布部门:档案馆  发布时间:2012-06-29  浏览次数:

 

第一章 总则

第一条 为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用实物档案,依据《中华人民共和国档案法》制定本细则。

第二条 本细则所称的实物档案,是指以便于保管的物质实体为载体,反映学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中的历史真实面貌,对学校和社会有珍藏和利用价值的特定物品。

第三条 实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容,各单位负责档案工作的领导及兼职档案员,要认真做好实物档案的归档工作,保证学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等各项活动中产生的珍贵的、有价值的实物档案完整的保存下来。

第二章 实物档案管理的基本原则

第四条 实物档案采取分级管理的原则。凡能够全面反映学校真实历史面貌具有保存和利用价值的实物档案,集中存放档案馆,反映学校局部面貌具有保存价值的实物档案存放各部门。

第五条 实物档案的管理级别由档案馆确定;实物档案的归档工作由档案馆进行监督、检查和指导。

第六条 实物档案属学校财产,任何部门不得违反实物档案分级管理的原则;任何个人不得把实物档案占为己有。

第七条 凡属档案馆统一保存的实物档案,有关部门如有需要可以办理借出手续,但时间不得超过半年,在陈列中如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者,学校给予通报批评,并按实物价值予以经济处罚。

第八条 实物档案必须科学管理,有序存放,并编制系统、完整的案卷目录和检索工具,做到查找方便。

第九条 保存实物档案的库房要有必要的防护措施,其管理人员必须严格执行安全和保密制度。

第三章 实物档案的归档范围

第十条 荣誉实物档案。本校在重大政治、经济、文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的地(厅)级及以上颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗等(体育类为省级及以上)。

第十一条 印信实物档案。机构变更或撤销、合并单位的印章,包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

第十二条 名人字画实物档案。中央、省、市各级领导、杰出校友、社会知名人士为学校所写的题词和赠送的字画。

第十三条 纪念品类实物档案。本校与国内(境)、外校际交往中收受的礼品。中外校友赠给母校的各种有保存利用价值,便于保管的特定物品(包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等)。

第十四条 学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品;反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等(样品);学校重要出版物的创刊号等。

第十五条 学校根据特殊需要通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。

第十六条 其它有保存价值的实物,经档案馆认定后归档。

 

第四章 实物档案的整理与标识

第十七条 实物档案的整理与标识应严格按照归档要求、分类标准执行

1)整理原则:实物档案一件为一卷,按实物类别、形成时间分类整理编号。并做到目录与物品相符,物品与照片相符。

2)书稿、著作类实物每本只编件号,不编页号,在目录中注明页数。

3)名人字画、奖状类不装订,采用平放或卷放,每张编一个号。

4)证书材料、印章、锦旗、奖杯以及特制的纪念品等,每件编一个号。

5)字画和礼品归档时应附清单及说明或录入档案管理系统附录中,内容包括物品名称、接收时间、地点事由、赠送人、接收人。(重要的应注明赠送人情况)清单一式两份。

6)实物档案实行计算机信息管理,必须对每件实物档案进行拍照,作为电子版信息挂载在实物档案信息管理系统中。

7)移交档案时交接双方必须当面检查验收,严禁出现差错。

第十八条 分类编号

一级类目的设置与标识:采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母 “SW”,即“ShiWu(实物)”的缩写。

二级类目的设置与标识:二级类目是对一级类目的细分,按实物档案的载体形式进行设置。二级类目的标识,采用阿拉伯数字“双位制”。

12.奖状、荣誉证书

1201.科研工作

1202.教学工作

1203.其他

13.奖杯、奖牌、锦旗

14.礼品、纪念品

15.字画

16.印章

17.其他

 

第五章 实物档案的归档时间

第十九条  各类实物档案于次年五月底之前向档案馆移交。

 

第六章  馆藏实物档案的保管期限

第二十条  郑州轻工业学院实物档案一律为永久保存。

 

第七章    附 则

第二十一条  本细则自发布之日起执行。凡以前规定中与此不符的规定,自行废止。

第二十二条  本细则解释权归属郑州轻工业学院档案馆。

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