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郑州轻工业学院档案工作管理暂行办法


发布部门:  发布时间:2011-01-05  浏览次数:
                                    第一章 总则

    第一条 为加强我校档案工作,进一步提高档案管理水平,更有效地保护和利用档案,充分发挥档案在教学、科研、党政管理以及其它各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《全国档案信息化建设实施纲要》的要求,结合我校档案管理工作的实际,制定本办法。
    第二条 我校档案是指在从事教学、科研、生产、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。
    第三条 档案工作是学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。必须全面贯彻国家档案工作法令、法规和各项方针政策,把档案工作纳入学校整体发展规划,纳入管理制度、纳入学校各级领导及有关人员的职责范围和议事日程,做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作,保持档案工作与学校各方面工作的协调发展,在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

                   第二章 档案管理体制、机构和职责

    第四条 我校档案工作应在校长的统一领导下,由主管副校长负责。学校成立以校长为组长的档案工作委员会,负责审议学校档案工作的重大问题。学校档案工作委员会下设档案馆,对学校的各类档案实行集中统一管理。各部门应明确一名负责人分管本单位的档案工作,并根据实际情况,配备一名兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
第五条 主管校领导的工作职责
    1.贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规,审批学校有关档案工作的规章制度,并结合学校实际,提出指导性意见。
    2.主持全校性档案工作会议,决定档案馆发展中的重大问题和奖惩事项,保证档案工作所需经费的落实。
    3.将档案信息化建设纳入学校信息化建设的总体规划中同步发展,为实现档案管理信息化创造必要条件
    4.注重档案队伍建设,支持档案管理人员参加国内外档案学术交流活动。 5.负责需要销毁档案的审批工作。
    第六条 档案馆既是学校档案工作的业务管理部门,又是永久保存学校档案并提供利用的档案文献信息中心,业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。
    第七条 档案馆的基本任务
    1.贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,制定本校档案工作规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。
    2.统一管理学校各部门的档案工作,履行档案行政管理职能,负责组织全校档案工作网络,指导和协助各单位做好各类档案的收集(征集)、整理、分类、鉴定、保管、统计等工作。对接收的各类档案资料进行科学管理,开展档案开发利用工作。
    3.维护学校历史的真实面貌,发挥档案原始凭证作用,使档案成为学校领导做出各项决策时的重要参考依据。
    4.组织实施档案的信息化建设,负责电子文件归档和电子档案的规范化管理。
    5.编制检索工具,编研档案史料和参考资料,多形式深层次开发档案信息资源,把档案馆建成学校的档案文献信息中心。
    6.保守档案机密,做好档案的保护工作,确保档案安全。
    7.明确档案工作岗位职责,对全校专(兼)职档案工作人员和有关业务人员进行档案业务培训,开展档案学术研究和档案政策、法规的宣传教育活动。
    8.完成上级部门和学校领导交办的其他任务。
    第八条 各部门负责人工作职责
    1.参加学校召开的档案工作会议,组织本部门人员学习档案法规,执行学校档案工作的各项规章制度。
    2.把档案工作纳入本单位的议事日程,制定相应的措施,组织实施,每年定期检查一次档案工作。
    3.加强与档案馆的联系,共同做好本部门档案业务指导、检查、监督工作,审核向档案馆移交的案卷,保证归档案卷的质量。
    第九条 兼职档案人员工作职责
    1.坚持平时立卷,参照本单位归档范围及保管期限表,合理分类存放,便于利用和立卷归档。
    2.负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。
    3.归档案卷做到组卷合理,编写页号准确,文件目录打印规范,案卷标题简明扼要。
    4.主动接受档案馆的业务指导和督促检查,按规定时间向档案部门归档。
    5.积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。
    6.注意文件材料的安全和保密工作。
  
                      第三章 档案管理

    第十条 建立和完善归档制度,将档案工作纳入教学、科研和行政管理人员的职责范围,做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。实行纸质档案和电子档案同时归档的管理制度。
    第十一条 学校实行部门和课题组立卷归档制度,各类文件材料应由形成部门按档案馆制订的各门类档案立卷归档范围及要求,依据文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号和件号,打印卷内文件目录,并连同电子文件,在规定期限内向档案馆移交,档案馆应加强立卷指导工作。
    第十二条 我校形成的各类档案材料是对学校工作的真实记录,必须实行统一管理,确保档案的完整、准确、系统与安全。各单位及其个人在教学、科研、党政管理等各项职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定归档移交。任何单位和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有。对于非职务活动中形成的重要文件材料,档案部门可采取征集、代管等形式收集保管。
    第十三条 档案信息化建设应纳入学校信息化建设规划,以档案的信息资源为核心,以档案的网络建设为基础,以扩大档案信息资源的开发利用为目标,加快档案信息化的设施建设,加快档案数据库的建设,加强标准和规范的管理,建设数字化档案馆。
    第十四条 做好档案的鉴定工作,对保管期限已满、失去保存价值的档案,由档案馆和业务主管部门组成鉴定小组对档案密级调整和需要销毁的档案提出建议,报主管校领导批准后实施。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。销毁档案要造具清册组织监销。
    第十五条 档案馆应认真执行档案统计年报制度,并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
                    第四章 文件材料的归档、移交和接收工作  
    第十六条 归档范围以我校各单位产生的文件材料为主,要把反映本单位职能活动所产生的具有长远和重要查考价值的文件材料作为本单位立卷归档的重点。 依照《普通高等学校档案管理办法》和我校实际情况,我校文件材料归档范围包括:党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、产品生产与科技开发类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类等。
    第十七条 归档时间。
    1.党政、财会和能按年度归档的部门,应在每年6月底以前完成上一年度立卷归档工作。
    2.教学部门和能按教学年度立卷归档的部门应在每年10月底以前完成上一个学年度的立卷归档工作。
    3.科研、基建、设备、工厂等部门应在项目完成,鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作。
    第十八条 向档案馆移交档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,交接双方要签名盖章,各保存一份。
    第十九条 档案分类编号力求统一规范,档号编制要便于手工检索和计算机管理。
 
                  第五章 档案的利用和开放

    第二十条 建立档案借阅制度,积极提供查询利用。档案查阅一般应在档案阅览室,档案借出须办理登记手续,限期归还,健全催还制度。复制档案一般应由档案馆负责办理,并按规定收费。严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人。
    第二十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案,须经档案部门负责人同意,其中涉密档案须经保密工作部门、档案形成单位或本人同意,必要时报请校领导审查批准。
    第二十二条 建立档案统计、检查和利用效果登记制度,检查分析利用效果及存在的问题。
    第二十三条 按照档案法的规定,对属于应向全校和社会开放的档案由档案馆依照程序组织实施。
    第二十四条 学校档案部门提供利用重要、珍贵的档案,一般不提供原件。如有特殊需要,须经档案馆负责人同意。加盖档案部门公章的档案复制件,与原件具有同等效力。
    第二十五条 高等学校档案部门是学校出具档案证明的唯一合法部门,应按照有关规定向档案利用者收取费用。

                         第六章 奖励与处罚

    第二十六条 有下列事迹之一的单位和个人,由学校给予表彰与奖励:
    1.对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;
    2.对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;
    3.对档案学研究及档案史料研究做出重要贡献的;
    4.将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案部门的;
    5.同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。
    第二十七条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。
    第二十八条 有下列行为之一的,由档案馆责令限期改正,或者报请学校处理;情节严重的,由学校报请地方档案行政管理部门对直接责任人给予处罚:
    1.损毁、丢失档案的;
    2.违反保密规定,擅自提供、抄录、公布、销毁档案的;
    3.涂改、伪造档案的;
    4.擅自出卖、赠送、交换档案的;
    5.倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;
    6.不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;
    7.玩忽职守,明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的。

                     第七章 附则

    第二十九条 根据本管理办法制订各项规章制度和各门类档案归档规范及要求。
    第三十条 本办法自公布之日起试行。

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