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郑州轻工业学院部门立卷归档规范


发布部门:  发布时间:2011-01-11  浏览次数:

    根据《中华人民共和国档案法》的要求和教育部《普通高等学校档案管理办法》规定,高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。为了进一步做好我校部门立卷工作,特制定本规范。

  一 、材料的形成积累

    1.学校实行部门立卷归档制度,实现“四同步”,即:在布置、总结、检查、验收各项工作的同时,布置、总结、检查、验收归档材料的整理工作。

    2.各责任单位参照归档范围和分类表(参见档案馆网站),将本年度内应归档的文件材料按照立卷的方法和要求进行分类排列。

    3.各责任单位的兼职档案员应在平时依据本单位文件材料形成的规律和特点,结合归档范围的要求,将应归档的文件材料目录录入档案管理系统,并将对应的电子文件逐条上传,为立卷归档奠定基础。

  二、立卷要求

  1.各门类档案总的质量要求是:遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,适当考虑和区分文件材料的不同保管价值,使案卷便于保管与利用。

  2.卷内文件材料应准确反映我校教学、科研和管理活动的内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

  3.管理内容的档案按时间顺序或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要修改稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

  4.不同年度的文件材料一般不得一起立卷,但跨年度的请示、报告与批复应放在批复年度立卷;跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷;会议文件放在开幕年度立卷;非诉讼案件放在结案年度立卷。

  5.根据不同的文件价值,划分保管期限。上级机关发的与本单位有直接关系的,需要本部门贯彻执行的划分为永久或长期。本机关制发的文件,重要的划为永久,不重要的划为短期。上级机关的普发性文件划为短期。

  6.原则上每卷不超过200页。当问题比较单一,文件材料较少,又不便于一起归类时,可立薄卷。

  7.卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号;不装订的案卷,应在每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

  8.每个案卷必须按规定格式打印卷内目录,放在卷内最前面(可以从档案管理系统中打印)。对文件材料原有题名不要随意更改或简化,若原有题名无实质内容或无题名,要重新拟定并在前后加[]。没有责任者、年、月、日的文件材料,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。

  9.卷内文件材料情况说明应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作主管负责人。

    10.每件文件在左上角简单装订,避免用胶水或糨糊粘贴文件;字迹模糊的应复制并与原件放在一起,不是中文的文件材料应有翻译件附后。

    11.对规格大于A4型纸的报表、图样等文件材料,按照A4纸的尺寸加以折叠,注意尽量减少折叠次数,同时,折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。

    三、立卷的具体方法

    归档文件以件为单位进行整理,一般以每份文件为一件,其它情况在遵循便于整理和利用的原则下,视文件材料的实际情况灵活处理。

    1.文件正本与定稿一般应作为一件。如定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件;重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的,可将正本与历次稿本各作为一件。

    2.正文与附件一般为一件,如果附件数量较多,或者太厚不易装订,也可各为一件。

    3.正文与文件处理单(包括拟办单、发文稿纸、签批条等)、底稿作为一件。

    4.原件与复制件作为一件。

    5.转发文与被转发文作为一件。

    6.装订成册的报表、名册、图册等,按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件;未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组合起来作为一件。

    7.请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件,可作为一件。

    8.学校会议记录,包括党委常委(扩大)会、书记办公会、民主生活会、校长办公会等,以每次会议为一件,以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序,装订在一起,但在每次会议记录的首页标识归档章。

    9.在教学类档案中,研究生个人材料,一人立一卷;全日制和成人教育学籍档案一般情况下一个人作为一件;学籍变动中的发文、审批表等可视实际情况作为一件或数件。

    10.仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件。

    11.科研档案中,课题研究项目文件材料按其自然形成规律,保持文件之间的有机联系,视课题不同阶段材料的具体情况确定件。如:研究成果鉴定与研究成果报奖材料,可将鉴定材料、成果报奖材料、技术文件各为一件或多件。课题研究成果报奖材料原则上将成果申报书、成果推荐书及附件作为一件,如果课题成果附件数量较多或者太厚不易装订,也可分别计件。研究论文汇编、技术资料等独立成册的,以其自然状态视作一件。

    12.基建类档案中,同一基建项目不同类别的图纸分别作为一件。

    13.外事档案的出入境材料,可按人(团体)为单位组成件,即同一人(团体)的同一次出(入)境的请示、批复、来往函件作为一件。

    14.财会档案中,一本会计凭证、帐册各为一件,一个会计核算单位的一份报表作为一件。

    15.专题性、成套性档案(教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。如教学类可按年度、专业、班级组卷;科研类材料按项目立卷;工程类材料按单项工程,从开工到竣工验收组卷;设备类按单项设备组卷;重大活动材料按活动的计划、实施方案、总结等材料组卷。

  四、立卷程序

  1.初步立卷

各部门要按照立卷要求,将需要归档的文件材料按年度、分问题初步整理立卷,并将文件目录录入档案管理系统中(也可以在平时工作中将应归档的文件目录随时录入系统)。

  2.目录审核

  各部门将当年应归档的案卷材料目录全部录入系统以后,通知档案馆工作人员对录入的目录进行审核,并根据档案管理系统中审核后的案卷、文件排列顺序整理纸质文件,并上传与文件目录对应的电子文件。

  3.文件整理移交

  以件为单位编写页码,空白页不计数。具体方法是:一张纸两面都有文字的,正面编在右下角,背面编在左下角;文件正文编有页号的,只续编底稿页号。单份文件作为一件时,若文件本来就有页码,则不另编页码。来往文书、正文与定稿作为一件时,应将构成该件的各文件页数的总和作为该件的页数。从档案管理系统中打印文件目录、备考表(样表参见档案馆网站),将纸质档案与对应的电子文件一起在规定时间内移交档案馆。

    五、归档的时间和手续

  1.学校党群、行政、教学、科研、财会、后勤服务等部门,应在次年六月底前将上一年度形成的文件材料归档。

  2.各院(系)毕业生成绩总表和毕业照片(分班级),应在毕业生离校后两个月内归档。

  3.科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档;全校性重大活动,应在完成后的三个月内归档。

  4.移交和接收档案必须严格履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间。移交时需备有:档案实体、电子版、移交目录(一式两份),双方履行清点手续,签字盖章,办理交接。

 

                                                                     档案馆

                                                                 2010年12月27日

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