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南大之星档案管理系统使用说明


发布部门:  发布时间:2016-04-13  浏览次数:

    初次使用档案管理系统请先安装登录界面的“安装南大之星数字证书”。如果想检索本部门的档案信息请与本部门的兼职档案员联系,使用本部门的用户名和密码登录档案管理系统,所有部门的登录初始密码均为“1111”,登录后可以修改密码。

一、档案目录的录入

    打开档案表以后,可以添加档案记录。

        1.用户可根据自己的需要向该档案表中添加案卷或文件信息。点击左栏上方的“添加案卷”或“添加文件”按钮(红框中的),进入案卷或文件信息输入窗口,该窗口分为三部分,即:“文件、案卷所属类目”“文件、案卷输入项”和最下方的按钮组。

        2.一级类目为归档材料的所属年份,用4位表示。如“2009”,“1998”。

        3.二级类目为归档材料的分类号,如“行政综合”为“XZ11”,“本科生成绩表”为JX1412”,按照归档范围中的分类录入,英文字母一律用大写。

        4.“实体分类号”为一、二级类目的组合,中间用“-”连接,如“2009-XZ11”,“2009-JX1412”。

        5./盒号每一年从“1”开始,同一保管期限的文件号连排。

        6.“保管期限”参照“归档范围及保管期限表”,同一年的“永久”在前,随后为“长期”、“短期”。

        7.“密级”由归档部门确定,一般文件材料为“内部”,重要的可设为“秘密”、“机密”、“绝密”等密级。

        8.“正题名”为文件材料的全名。

        9.“第一责任者”为文件署名单位,多个单位从第二个开始录入“其他责任者”项,多个单位之间用“/”号隔开;校内材料一般用“郑轻院”,科研项目、著作等可加上项目主持人、作者名字。

        10.“页数”为文件的具体页数。

        11.“文件时间”为文件材料的形成时间,用8位数字表示,如“20090608”。

        12.“归档单位”为归档部门名称,前后录入的部门名称要保持一致。

        13.“奖励名称”、“获奖等级”、“获奖时间”用于奖励证书的录入。

        14.“文号、图号”中“文号”为收发文件的文号,例如“郑轻院[2009]11号”,其中的括号统一用半角的“[ ]”。

       所有项目录入完后点击“添加”,系统弹出“添加案卷、文件完成”提示框,点击“确定”即进入下一条文件录入,系统会自动在“件号”上加“1”,并保留上条记录的其它信息。若想重新输入内容,则点击“重置”,则输入的内容全部消失。

二、档案信息文件的上载与管理

    “档案网络管理系统6.0”支持远程上载各种格式的电子文件全文,纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件,从而实现对档案的全方位、现代化管理。

    如果需要对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作,可以有两条途径进入操作页面:

   可以在“档案文件信息管理”页面下,通过点击对应案卷或文件左侧的三个超链接。

   也可以在“编辑案卷、档案”页面下,点击“输入员”右侧的三个按钮。

        1.

    要对案卷或文件进行全文操作,可点击“全文”超链接或是“全文”按钮,系统进入“文件、案卷提要”页面,该页面分为两部分,分别支持用户实现案卷或文件全文提要信息的录入和电子文件全文的上载。

       (1)单个文件上传

    点击右侧的“浏览”按钮,用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上载的电子文件。

    如不是PDF格式的文件,上传完毕后点击“转换”,待“转换”变为“已转换”,即已将文件格式转换为PDF格式(注:PDF是国际通用格式)

       (2)批量上传

    单击“电子文件上传“按扭“,选定所要上传的一批附件,然后进行“提取全文”的设置,最后点击“上传”即可。

    针对不同记录的多个电子文件批量上传,可以实现批量上传对应于不同文件/案卷记录的电子文件。有两种情况:

    ①没有对应的文件案卷记录.

    这种情况,上传模块会自动创建文件案卷记录,并将电子文件上传挂接到该文件案卷记录上。多个电子文文件对应一份文件则用序号隔开,但是名称要一致。

          如:  文件名,1.doc                     文件名,2.doc

    这两个文件系统会创建一条新的文件记录,以“文件名”作为正题名,自动生成一个实体分类号和案卷号(以后可以批量修改),并且将这两个电子文件挂接到新创建的这个文件上。

    如果有实体分类号、案卷号等信息,可以将之作为电子文件名称的一部分,系统会自动将实体分类号、案卷号写进新创建的文件记录中。

    ②已存在对应的文件案卷记录.

    对于文件\案卷记录已经存在的情况,可以分别将对应的电子文件自动挂接到所属的文件案卷记录上,前提是电子文件的命名要按照下面列出的规则命名。

    电子文件名称中要有所要挂接的文件案卷的档号信息。

    如:文件的档号为实体分类号:2002-JX13 案卷号:1.0001

    所要上传是有2word文件,则所要挂接到该文件的电子文件的名称应该为:        

                 2002- JX13,1.0001,电子文件名称,1.doc

                 2002-JX 13,1.0001,电子文件名称,2.doc

    注意上传方式,系统默认的是:新建记录并挂接电子文件,上传以后系统将新建文件记录并挂接了两份电子文件。

    如果要将电子文件挂接到已有文件案卷记录上,则需将上传方式的勾选取消。

    系统将会根据电子文件名称中的档号信息自动搜索对应的文件案卷记录,如果搜索到,则将电子文件挂接到对应的记录上,如果没有搜索到对应的文件案卷记录,则系统会创建一个新的文件记录,并将电子文件挂接到新创建的文件记录上。

    电子文件名称如果没有可以省略,即直接为: 2002-JX13,1.0001,1.doc ,如果有,则作为上传后该电子文件的附件名称(实体分类号,案卷号,题名,序号.后缀 )

       其中实体分类号、案卷号、题名、序号可以任选几个,只要按照规则的顺序即可。序号表示属于同一份文件的多个电子文件的序号,如果只有一个可以不输。

        如果需要对所上传的电子文件进行编辑,可点击浏览下的图标,就可以看到这个文件doc格式的全文。如果客户端装有Word软件,可以在浏览器中以Word的方式打开,其排版的格式方便打印,但是只读,即使进行编辑也不影响服务器上的电子文件。

    电子文件上传就是归档,为了对易于替换改动的电子文件加以控制,系统在电子文件上传同时,记录其电子文件原数据信息与电子文件访问记录,作为电子文件归档的元数据。点击“背景信息”下的图标便可查看文件背景信息。

        如果需要删除所上传的电子文件,则需点击删除下的图标,系统弹出对话框询问用户是否真的要删除。点击“确定”按钮完成删除。

    如果需要更新所上传的电子文件,则需点击“更新”超链接,系统进入更新页面,点击“浏览”按钮选定更新的电子文件,点击“更新”按钮完成操作。

    上传方式若选择“只上传文件信息”,此文件就不上传到服务器上,而只是保存一个目录。在图像、音频、视频的上传中是一样的。(注:此设置只有在单个文件上传时才有,在批量上传中没有)

      2.图像

    要对案卷或文件进行图像操作,可点击“图像”超链接或是“图像”按钮,系统进入“案卷、文件相关图像”页面。该页面分为两部分,分别实现“图像预览”和“图像文件的上传”。和全文附件的上传操作方法一样,在“图像预览”中点击“电子文件上传”可以实现文件的批量上传;在“图像文件的上传”中点击“浏览”可以实现单个文件的上传。

    如果需要删除所上传的图像,可点击对应图片删除栏下的“删除”,系统弹出对话框询问用户是否真的要删除,点击“确定”按钮完成删除。

    如果需要浏览某张上传图像原貌,可点击对应图片的预览图像,用户可在系统打开的web页面下浏览到原始大小的上传图像。

    如果需要浏览所有上传的图像原貌,点击“浏览所有”按钮,则该案卷下所有图像在系统打开的web页面下依次排列,供用户浏览。

      3.视频、音频

    要对案卷或文件进行媒体操作,可点击“媒体”或是“视频、音频”按钮,系统进入视频、音频信息上载页面,与上文所述的全文上传的操作方法一样,它包括单个文件上传和批量上传。(注意由于媒体文件一般较大,上传整个文件时,系统会有一定的时延,请耐心等候)

    如果需要删除所上传的音频或视频,可点击相应删除栏下的“删除”超链接,系统弹出对话框询问用户是否真的要删除,点击“确定”按钮完成删除。

    如果需要播放所上传的音频或视频,可点击相应的播放栏下的图标,系统将启动相应的媒体播放器,如:Windows Media Player,进行播放。

    附件:归档文件目录样表.xlsx

 

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