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郑州轻工业学档案实体分类方案


发布部门:  发布时间:2009-08-30  浏览次数:

    为了适应我校档案工作发展的需要,实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化管理,更好地服务于学校的教学和科研工作。根据原国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》教办【1994】429号文件的要求,结合我校的实际情况,特制定本分类方案。
   一、类目设置及标识

    本分类方案的类目设置力求做到相对稳定性,不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变;同级类目之间的排列顺序按习惯排列,即综合类在前,专题类在后,使分类达到层层隶属的关系,符合逻辑原则。

1.一级类目的设置与标识

一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次,根据我校档案产生的领域范畴,结合其记述内容的性质,用汉语拼音代替,确定为党群(DQ)、行政(XZ)、教学(JX)、科研(KY)、产品(CP)、基建(JJ)、设备(SB)、出版(CB)、外事(WS)、财会(CK)。同时,作为十大类的补充还有声像(SX)、实物档案(SW)、档案资料(ZL)。

2.二级类目的设置及标识

 二级类目的设置是根据我校的档案工作情况而对一级类目的细分。

(1)各类档案的二级类目均把管理性材料列在专业性材料之前,既在第一类均设有综合类。

(2)党群类(DQ),主要包括党群等各个职能部门在工作中形的文件材料。可以把这类档案分为7个二级类目。既党务综合、纪检、组织、宣传、统战工作、工会、团委。

(3)行政类(XZ),主要是指产生于各行政职能部门(教学、科研、产品开发、基建、设备,外事财务等部门除外)的文件材料。主要包括行政综合,人事、监察审计、总务、武装保卫、图书档案6个二级类目。

(4)教学类(JX),主要是教师进行教学、学生学习、教务处进行教学管理的过程中产生的各种文件材料。根据学院实际,此类档案共设教学综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学和教学实践、学位、毕业生工作、教材管理等8类。

(5)科研(KY)、基建(JJ)、设备(SB)类档案二级类目的设置,考虑到这些档案材料具有成套性特点,除综合类外,其余是按照项目或型号来设置二级类目。

(6)产品生产与科技开发类(CP),主要包括我校科工贸公司等部门在管理校办企业和科技开发过程中形成的文件材料,故此类暂设校办企业类和科技开发类2个二级类目。

(7)出版类档案(CB),是由学校出版工作管理过程行成的文件材料组成。根据学校出版活动的实际,二级类目的设置,按类型设综合,报纸刊物3个类目。

(8)外事类(WS),是指在外事工作管理和外事实践活动中形成的文件材料。其二级类目按形式结合过程分类设置,主要设综合、出国(境),来校,国际合作与会议,外国留学生工作5个二级类目。

(9)财会档案(CK),是学校在财务管理和会计活动中形成的文件材料,主要有综合类、报表、账簿、凭证、工资册五个二级类目。

3.三级类目的设置

    学校在教学和管理的过程中,产生了大量的教学类档案和财会类档案,为了便于管理,查询和利用,分别设了三级类目。

教学类档案三级类目的设置,是根据我校办学形式多样及发展规模的实际,按办学层次设研究生(含博士),全日制本、专科生和成人教育3个三级类目。

 财会类档案按其来源不同,设财务处,基建处,后勤集团等3个三级类目。

   二、档号的编制及标识:

    档号是存取档案的代号,排架的依据。反映了我校档案的分类和物理位置。

1.档号的结构:

档号=年度+分类号+案卷号

标识到文件级的,要在案卷号后面加件号。

年度号是由四位阿拉伯数字组成。

分类号:我校的分类号一般包括一级类目和二级类目,有些数量多的可扩展到三级类目。

案卷号:即案卷顺序号,是指同一类目下的案卷顺序编号。

件号:即卷内文件顺序号。

2.档号的标识

档号的标识采用现代汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号、件号之间用连接符号“—”联结。

例如:1999年内容是党委宣传工作的第5号卷的档案,可标为:
1999-DQ15-05
1999年内容是本科生学籍管理的第15号卷的档案,可标为:
1999-JX1413-15

   三、档案的实体排架

    根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定,高校档案排架时要严格按档号排架,不留空柜,不空号,淡化保管期限。结合我校实际,采用分年度,一级类目纵排,一级类目下二级类目横排法。每类中按问题编号排架。每个问题中按永久,长期,短期的顺序排架。

四、声像、实物类档案

1.声像档案,实物档案同是高等学校档案的重要组成部分,内容不超过十大类,但由于载体和幅面尺寸(类型)不同,保管要求不同等原因,拟单独列出,单独编号排架,作为十大类档案的补充。

声像档案包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘等不同载体的文件材料。其编号模式为:

年度号+声像档案代号(SX)+载体代号+保管单位号。

保管单位采用卷、册、盒。

声像类(SX)二级类目代号(载体代号)

12.照片类

13.录音带

14.录像带

15.幻灯片

16.影视胶片

17.缩微胶片

18.光盘

小类代号

    小类代号 主要内容

      01 上级领导来校视察和知名人士来校活动

      02 党、政、群重大活动

      03 名人照片

      04 毕业生照片

      05 教学

      06 科研

      07 国内外交流活动

      08 学校的教学、科研、生产设备

      09 校园建设和职工福利事业

      10 其它。

2.实物档案包括奖状(证书),奖章、锦旗、奖杯、印章,各类礼品和样品等实物。其编号模式为:

年度号+实物档案代号(SW)+实物代号+保管单位号。

保管单位采用件

实物档案(SW)

12.奖状、荣誉证书

1201.科研工作

1202.教学工作

1203.其他

13.奖杯、奖牌、锦旗

14.礼品、纪念品

15.字画

16.印章

17.其他  

附件:

郑州轻工业学院档案实体分类方法主表

(一)党群类(DQ)

11.党务综合类

党群类统计报表归入此类

12.纪检类

13.组织类

14.宣传教育类

学生思想政治工作归入此类

15.统战类

民主党派材料归入此类

16.工会类

教代会、工代会和妇女材料归入此类

17.团委类

学生社团归入此类

(二)行政类(XZ)

11.综合类

行政类统计报表归入此类

12.人事类

师资培养,退休教职工材料归入此类

13.监察审计类

14.武装保卫类

15.总务类

后勤保障处、后勤集团归入此类

16.档案、图书类

(三)教学类(JX)

11.综合类

    学生运动会,教学评估,优秀教学评奖材料归入此类

12.学科与实验室建设,专业设置类

1212.研究生(含博士)教育

1213.全日制本、专科教育

1214.成人教育

13.招生工作类((三级类目同12)

14.学籍管理类(三级类目同上)

15.课堂教学与教学实践类(三级类目同上)

16.学位工作类

17.毕业生工作类

    毕业生信息反馈材料归入此类

18.教材管理类

(四)、科研类(KY)

11、综合类

    学术活动材料归入此类

12-[n]。科研项目类,按科研项目设置类目。其中:n=[项目]=1,2,3……)

13.论文专著类

14.项目获奖证书

(五)、产品生产与科技开发类(CP)

11.综合类

12.校办企业类(科、工、贸公司)

13.科技开发类

(六)基建类(JJ)

11.综合类

12-[n],按单项工程设置二级类目。(n=[项目]:1、2、3……,)

(七)仪器设备类

11、综合类

12-[n],按仪器设备种类或型号设置二级类目(n=[型号]=1、2、3……)

(八)出版类(CB)

11.综合类

12.报纸类

13.刊物类

(九)外事工作类(WS)

11.综合类

12.出国(境)类

国际合作与会议材料归入WS14

13.来校类

中外留学生工作材料归入WS15,国际合作与会议归入WS14

14.国际合作会议类

15.外国留学生工作类

(十)财会类(CK)

11.综合类

12.会计报表类

1212.财务处

1213.基建处

1214.后勤集团

13.会计帐簿:(三级类目设置同12)

14.会计凭证:(三级类目设置同上)

15.工资册类:(三级类目设置同上)

奖金、奖学金、助学金归入此类

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